WorldCat-Teilnahme als allegro-Anwender

OCLC Deutschland : https://www.oclc.org/de/home.html

Um eigene Daten im WorldCat sichtbar zu machen, muss eine Bibliothek einen Vertrag mit OCLC schließen.
Zu Beginn ist dann der gesamte Titelbestand im MARC-Format zu liefern. Dazu ist ein Gesamt-Export mit
den Parametern  marctxt.apr zu erstellen und als .mrc-Datei an OCLC zu übermitteln.
Nachdem das geschehen ist und OCLC die Daten eingespeist hat:

Regelmäßig, z.B. monatlich, sind folgende zwei Aktionen durchzuführen:

  (Beschreibung weiter unten)

1. Neue Daten im Format .mrc an OCLC liefern

2. Nachdem OCLC die Daten in WorldCat eingespeist hat:
   Die neuen WorldCat-Nummern in die allegro Datenbank kopieren
    (und zwar in das Feld #89W)
    Das ist nur notwendig, wenn eine Verlinkung  WorldCat -> eigener Katalog (z.B. VuFind) erwünscht ist.


VORBEMERKUNGEN

Zur Übermittlung der Daten in beiden Richtungen gibt es einen FTP-Server
Die Zugangsdaten für den FTP Server:
(braucht man nur einmal einzustellen im eigenen FTP-Client oder WinSCP)


Hostname: filex-r1.oclc.org  , Port 22
(Username und Passwort hat man bei Vertragsabschluss erhalten.)

Ordner auf dem FTP-Server :  xfer/metacoll
man wechselt in den Unterordner xfer/metacoll/in/bib
Hier hinein kopiert man jeweils die neue .mrc-Datei, erzeugt mit marctxt.apr,
das ist dann der Input für WorldCat. Mehr dazu siehe unten unter VERFAHREN

Falls man mehr wissen will:
    Weitere allg. Informationen fuer den Datenaustausch mit OCLC:
[1] https://help-de.oclc.org/Librarian_Toolbox/Exchange_files_with_OCLC?sl=de

    und zum Verständnis des Verfahrens der Verarbeitung:
[2] https://help-de.oclc.org/Metadata_Services/WorldShare_Collection_Manager/Understand_record_processing


HINWEISE zu Einstellungen etc.

Wichtige Daten, wenn man einen Vertrag mit OCLC gemacht hat:

SYMBOL: z.B. DEABC  (Kennung einer deutschen Bibl. im WorldCat,  sozusagen das WorldCat-Sigel)
  ( Ein "library symbol" besteht meistens aus 3 bis 5 Großbuchstaben
              z.B.  DEDND = DNB  oder  FFSTF = Stanford University)
    Gesamtverzeichnis der Symbols: https://www.oclc.org/de/contacts/libraries.html

REG-ID: z.B. 123456  (6stellige Registrierungsnummer = OCLC-Kunden-Nummer)

COLL-ID: 7stellige Sammlungs-ID (Collection ID)  z.B. 1234567,
   denn die Bibliothek könnte
mehrere "collections" im Worldcat anlegen, die meisten haben nur eine

Die Upload-Dateien sollten dann wie folgt benannt werden:
  1234567.DEABC.updateN.mrc    mit laufender Nummer N
Der Dateiname beginnt also mit der 7-stelligen COLL-ID und dem SYMBOL,
damit können die neuen Daten der Collection
zugeordnet werden.

Weitere Informationen, die mitgegeben werden, könnten sein:
(nach Absprachen mit OCLC für WorldCat-Teilnehmer mit diffizilen Ansprüchen)
  Sammlungstyp
  Quelle der Datensätze
  Bibliotheks Verarbeitungscode


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WICHTIG: In den FLEX-Skripten  oclc-up.flx  und  oclc-num.flx
-------- sind vor der ersten Anwendung Änderungen nötig, Hinweise dazu stehen drin
--------    insbes. muss man in beiden statt DbDir den Namen des eigenen Datenbank-Ordners einsetzen
--------       z.B.  h:\daten\katalog
               

Die zwei Schritte des VERFAHRENs

Der Programmordner sei z.B. f:\allegro, der Datenbankordner h:\daten\katalog

1. Neue Upload-Datei für WorldCat vorbereiten:
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(vorhanden sein muss das Tool  cmarcedit.exe)

In a99 eingeben:      X oclc-up    

Der FLEX  oclc-up.flx  ermittelt dann die nächste Nummer für die update-Datei
und fragt dann, ob diese erstellt werden soll.

Es entsteht diese MARC-Datei (wenn die nächste Nummer 10 ist):

1234567.DEABC.update10.mrc   (beim nächsten Mal wird es also 11 werden)
Nach Fertigstellung kommt die Meldung:
    Die Datei 1234567.DEABC.update10.mrc
    kann zum WorldCat-FTP hochgeladen werden

Diese Datei dann per FTP kopieren in den Ordner   xfer/metacoll/in

Nach einigen Tagen:

2. Ergebnisse auf dem FTP-Server
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Reports erscheinen nach einigen Tagen hier:
  xfer/metacoll/reports

Die Report-Dateien haben enorm lange Namen, der wichtige Teil steht jeweils ganz am Ende!
Wichtig sind nur folgende zwei Dateien:

A.
Datei mit dem Protokoll der Fehler und Probleme. Dafür sind evtl. Verbesserungen in marctxt.apr
notwendig, wenn die betr. Sätze beim nächsten Update kein Problem mehr machen sollen.
Beispiel für die Update-Datei Nr. 14:
..............update14.mrc.BibExceptionReport
 Darin stehen Meldungen, die nicht alle beachtet werden müssen. Wichtige Meldungen:

o  Fehlertyp "Minor" bewirkt keine Rückweisung, gibt aber u.U. nützliche Hinweise
o  Fehlertyp "Severe" : Schwerwiegender Fehler, Korrektur anzuraten - Satz wird nicht akzeptiert
o  Meldung "invalid_characters_present" : der Satz enthält ungültige Zeichen
o  Meldung "Record is SPARSE" bedeutet, dass der Satz nicht ausführlich genug ist
    und deshalb nicht aufgenommen wurde
      (s. dazu Erklärungen im Dokument [2], die Bedingungen sind sehr umfangreich!)

B.
Die Datei der neuen WorldCat-Nummern (für #89W), der Name endet mit .BibCrossRefReport.txt
Diese braucht man zum Einspeisen der OCLC-Nummern in den allegro-Katalog.
Dann kommen beim nächsten Aktualisieren von VuFind diese Nummern auch in die VuF-Datenbank.
Und erst danach klappt auch mit den neuen Titeln der Link vom WorldCat zum VuFind.

Beispiel: (Die Datei entstand bei Verarbeitung der Upload-Datei Nr. 14)
..............update14.mrc.BibCrossRefReport.txt
(das ist das Ende eines sehr viel längeren Namens, der Anfang davon wird hier nicht gebraucht)

Darin stehen Zeilen wie diese zwei: (statt der Leerzeichen steht da jeweils nur der Code 09 = TAB)

ebc6538952    1253763929
dw9422273+09    1253763767
Das bedeutet:
Der eigene Datensatz mit  #00 ebc6538952  wurde dem WorldCat-Satz mit IdNr  1253763929  zugeordnet
Der eigene Datensatz mit  #00 dw9422273+09  wurde dem WorldCat-Satz mit IdNr  1253763767  zugeordnet
Was tun damit?
  Diese Datei kopieren in den Datenordner  h:\daten\katalog,
     aber immer unter diesem Namen:   xrefrpt.new 

Dazu die Aktion 3 :

3.  Umwandlung der Datei  xrefrpt.new  in eine .adt-Datei und Einspeisen der Nummern 
    In a99 diesen Befehl geben:  X oclc-num  
      dann erstellt  oclc-num.flx  die Datei   xrefrptN.adt
      wobei N die naechste Nummer ist, oder 1, wenn keine andere xrefrptN.adt da ist.
      Darin stehen die OCLC-Nummern der eingespeisten Titel

      und zwar nur 2 Felder je Satz, in dieser Form:
        #00 : IdNr des Satzes in der eigenen Datenbank
        #89W WorldCat IdNr

      Beispiele:
        #00 abc12345
        #89W1253763088

        #00 abc12345+08    [verkn. Untersatz zum Satz abc12345 ]
        #89W1056992684
          Der oclc-num.flx  liest dann diese Datei zeilenweise ein, lädt den betr. Datensatz, fügt die #89W ein und speichert den Satz wieder.
Dadurch gelangt #89W in den Datensatz und die Nummer ins Register 9 unter W..., bei der nächsten VuFind-Aktualisierung auch in die VuFind-Datenbank.
 

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Hinweise auf sonstige Reports im Ordner "metacoll/reports":
....HoldingProcessingReport.txt
z.B. steht da drin, für den Satz mit der eigenen IdNr (in #00) dz000455
   .........::bib::456789|abc123||1122684003|HOLDING_SET

Nicht in WorldCat eingespeiste Sätze sind aufgelistet in Dateien mit solchen Namen:
  ...datasync......unresxrefrpt
Darin die allegro-IdNummern, damit man sich die Sätze anschauen kann

Nächste Runde:  siehe 1.  (mit N = nächste Nummer)

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Zum Hilfsprogramm cmarcedit.exe:
Es gehört zu dem Tool-Paket "marcedit", kostenloser Download hier:
https://marcedit.reeset.net/downloads


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Nur für Administration
HINWEISE zu Einstellungen für die Daten (Settings)
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Sign-in :

https://bibname.share.worldcat.org/wms
  (mit einem von OCLC vergebenen bibname)

username: ....  
password: ....
Dann gibt es:  "Kollektionen verwalten" und "Meine Dateien"

Auch "Sign in for "Service Configuration":


HINWEISE zu Einstellungen der Katalogfunktionen:
https://worldcat.org/config/#
Button: "Use your OCLC services account"

User Name: ....
Password:  ....

Menü: Worldcat registry / Online Catalog
  Dann kommt Formular mit den Einstellungen, vor allem Form des lokalen VuFind-Aufrufs
     für den Link vom WorldCat zum eigenen VuFind


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